PackStract: Een slimme oplossing voor verpakkingsaangifte

‘Wat wij doen is het verzamelen van de data die nodig is voor een aangifte bij Verpact of een andere aangifte te vergemakkelijken’, zegt Van Seters. ‘Ons systeem zorgt ervoor dat gegevens compleet worden gemaakt, en dat je ook weet wat je níet weet.’ In de praktijk betekent dit dat bedrijven vandaag al volledige en onderbouwde aangiftes kunnen genereren.

Van boekhouding naar verpakkingsdata

Het idee ontstond uit een persoonlijke ervaring, vertelt Van Seters: ‘Mijn boekhoudsysteem als zzp’er gaf me de inspiratie. Daar kan ik een factuur in slingeren, en automatisch staat het btw-bedrag in de administratie. Ik dacht: waarom kan dat niet ook met verpakkingsmateriaal? Je stopt je document in het systeem, en de juiste gegevens worden er automatisch uitgehaald.’
Die gegevens worden vervolgens gekoppeld aan de juiste onderdelen van de aangifte. Belangrijk daarbij is dat de bron altijd traceerbaar blijft. ‘Het systeem geeft aan waar de informatie vandaan komt, welk deel van het document is gebruikt en welke data ontbreekt’, vertelt Van Seters. ‘Zo heb je ook de bewijsvoering meteen op orde.’ Daarnaast kan de oplossing via API’s met ERP-software koppelen en desgewenst Excel-imports verwerken.

AI als motor van PackStact

PackStract
maakt gebruik van AI om documenten te scannen, data te structureren en rapportages te genereren. Volgens Van Seters is dat noodzakelijk: ‘Het gaat niet alleen om data opslaan, maar om het geschikt maken voor verdere verwerking. Denk aan een koppeling met een ERP-systeem of een berekening voor de belastingaangifte. Doordat alle bestanden in één systeem staan, heb je meteen ook de onderbouwing voor je aangifte bij de hand.’
Het gaat volgens hem om schaalbaarheid. ‘Bedrijven met duizenden nieuwe verpakkingen per jaar moeten soms tienduizenden documenten verwerken. Dat is handmatig niet te doen. Met AI kunnen we die informatie wel automatisch en betrouwbaar ontsluiten. Die schaalbaarheid is nu al beschikbaar voor dagelijks gebruik; nieuwe AI-functies voegen we iteratief toe zonder de continuïteit voor klanten te onderbreken.’

Menselijke hulp blijft nodig

Van Seters benadrukt dat software alleen niet voldoende is. ‘Veel bedrijven worstelen niet alleen met de verwerking van data, maar vooral met het boven tafel krijgen van de juiste gegevens van leveranciers’, legt hij uit. ‘Daar komt menselijke begeleiding bij kijken. Daarnaast zijn er vaak meerdere disciplines in een organisatie betrokken – van inkoop tot sustainability en finance. Het is dus zelden één druk op de knop. Met PackStract ondersteunen we bedrijven daarom zowel met de software als met het proces eromheen.’

Op zoek naar praktijkcases

‘We zoeken nu bedrijven die met ons willen meekijken’, zegt Van Seters. ‘Waar lopen ze tegenaan in hun proces? Welke automatiseringsoplossingen kunnen daarbij helpen? We denken dat we een goede oplossing hebben, maar willen dat graag toetsen aan de praktijk.’
Daarvoor is PackStract aangesloten bij UtrechtInc, de startup incubator van onder ander de Universiteit Utrecht. Van Seters: ‘We doen mee aan het Tech Validation Program. Daar zeggen ze terecht: “Vaak begin je met een oplossing, zonder dat je zeker weet of je het juiste probleem adresseert.” Daarom spreken we met bedrijven om te toetsen of onze aanpak relevant is. Die validatie richt zich nu vooral op uitbreiding en verfijning.’

Nieuwe PPWR regelgeving vergroot de urgentie

De druk op bedrijven neemt de komende jaren toe door de Europese Packaging and Packaging Waste Regulation (PPWR). Waar nu nog een drempel geldt van 50.000 kilo verpakkingsmateriaal, moeten straks ook bedrijven die meer dan 10.000 kilo op de markt brengen aangifte doen.
‘Dat betekent dat veel meer bedrijven verplicht worden hun verpakkingen te registreren’, zegt Van Seters. ‘Dan wordt het vrijwel onmogelijk om de administratie handmatig te blijven doen.’
Daarnaast stelt de PPWR extra eisen, bijvoorbeeld rond recycled content en minimale verpakkingsgewichten. Voor elk product moet een “document of conformity” beschikbaar zijn waarin onder andere materiaal, kleur en samenstelling worden vastgelegd.
‘Dat leidt tot een enorme toename in administratie’, aldus Van Seters. ‘Een geautomatiseerd systeem is dan de enige manier om dit haalbaar te maken. Juist door deze PPWR-druk is het verstandig processen nu te automatiseren; PackStract kan organisaties daar per direct bij helpen.’

Korting misgelopen

Het gaat niet alleen om compliance, maar ook om financiële voordelen. Bedrijven kunnen korting krijgen op de afvalbeheerbijdrage als ze verpakkingen verduurzamen, bijvoorbeeld door recyclebaar materiaal te gebruiken.
‘Die korting kan oplopen tot zestig cent per kilo’, zegt Van Seters. ‘Maar omdat het verzamelen van de benodigde informatie zo veel werk is, claimen veel bedrijven de korting niet. Daar valt dus geld te halen. PackStract laat in één oogopslag zien waar optimalisatie loont en onderbouwt de claim met brondata.’

Betrouwbaarheid en duurzaamheid

Een belangrijk aandachtspunt bij de ontwikkeling van PackStract is betrouwbaarheid. Van Seters benadrukt dat AI-antwoorden herleidbaar moeten zijn: ‘Als je een vraag twee keer stelt, wil je niet twee verschillende antwoorden. En je wilt precies weten uit welk document de informatie komt. Dat maakt de uitkomst betrouwbaar en bruikbaar.’
Daarnaast let PackStract op duurzaamheid van de gebruikte technologie. ‘De huidige large language models verbruiken veel energie’, zegt Van Seters. ‘Wij onderzoeken of we kunnen werken met kleinere, specifiek getrainde modellen. Die zijn efficiënter en verbruiken minder energie, wat beter aansluit bij onze focus op verduurzaming.’ Daarbij geldt: datakwaliteit en traceerbaarheid blijven leidend, ook bij efficiëntere AI-keuzes.

Voorzichtig doorgroeien

Hoewel de ambities groot zijn, wil PackStract gecontroleerd groeien. ‘We willen eerst met enkele use cases aantonen dat ons systeem werkt’, vertelt Van Seters. ‘Daarmee kunnen we de software verder optimaliseren en een veilige repository opbouwen voor alle verpakkingsdocumenten. Pas daarna willen we breder uitrollen. Voor je het weet zit je anders vast aan contracten en verplichtingen waar je nog niet klaar voor bent.’
Het doel blijft helder: bedrijven ondersteunen bij hun verpakkingsaangifte en tegelijk bijdragen aan verduurzaming. ‘Natuurlijk gaat het erom dat alles financieel op orde is’, besluit Van Seters. ‘Maar het is ook belangrijk dat we samen een stap zetten naar duurzamere verpakkingen. Met de juiste data kan dat hand in hand gaan. PackStract combineert die datalaag met concrete tooling én begeleiding, zodat bedrijven vandaag al compliant kúnnen zijn.’