Veel regels, geen specialist? Zo pakte Westland Kaas de PPWR aan

Tijdens een online seminar gaf Emmilie Kuks van verpakkingsontwerpbureau Now New Next een praktisch overzicht van de nieuwe regelgeving. Daarbij lag de nadruk niet alleen op de wetgeving zelf, maar vooral op de manier waarop bedrijven zich kunnen voorbereiden. Als praktijkvoorbeeld lichtte zij toe hoe Westland Kaas zijn verpakkingsportfolio in kaart bracht voor merken als Maaslander en Old Amsterdam.

PPWR vraagt om meer dan alleen een nieuwe verpakking

Volgens Kuks wordt de PPWR nog vaak gezien als een duurzaamheidsproject, terwijl de impact veel breder is. 'Verpakkingsontwerp gaat allang niet meer alleen over grafisch design of materiaalkeuze. Duurzaamheid, recycling, wetgeving en datamanagement zijn inmiddels net zo belangrijk geworden.'
De PPWR is op 11 februari 2025 officieel in werking getreden. De eerste verplichtingen gelden vanaf 12 augustus 2026. Vanaf dat moment moeten bedrijven onder meer kunnen aantonen dat verpakkingen voldoen aan de eisen rond schadelijke stoffen. In de jaren daarna volgen aanvullende verplichtingen, zoals eisen voor recyclebaarheid, gerecycled materiaal en geharmoniseerde Europese afvallabels.
Volgens Kuks is wachten geen optie. 'De grote lijnen liggen al meer dan een jaar vast. Natuurlijk worden de komende jaren nog uitvoeringsregels gepubliceerd, maar de richting is duidelijk. Ons advies is dan ook: begin nu.'

Verpakking wordt een dossier

Een belangrijk onderdeel van de PPWR is de verplichte technische documentatie per verpakkingstype. 'Voor iedere verpakking moet straks een dossier worden opgebouwd met onder meer materiaalgegevens, technische documentatie en een conformiteitsverklaring. Zonder die verklaring mag een verpakking uiteindelijk niet meer op de markt worden gebracht.'
Daarbij gaat het niet alleen om de verpakking zelf, maar ook om afzonderlijke onderdelen zoals doppen, labels, sleeves of folies. Juist dat maakt de administratie volgens Kuks veel omvangrijker dan veel bedrijven verwachten.

Merkeigenaar is eindverantwoordelijk

Tijdens het webinar benadrukte Kuks meerdere keren dat de verantwoordelijkheid uiteindelijk bij de merkeigenaar ligt. 'Veel bedrijven denken dat de verpakkingsleverancier dit allemaal regelt. Maar degene wiens merk op de verpakking staat, is eindverantwoordelijk voor de documentatie.'
Bij private label ligt die verantwoordelijkheid juist weer bij de retailer. Dat betekent volgens Kuks niet dat leveranciers achterover kunnen leunen. 'Leveranciers moeten alle benodigde gegevens aanleveren. Uiteindelijk moet de merkeigenaar wel kunnen aantonen dat alles klopt.'

Westland Kaas als praktijkvoorbeeld

Om te laten zien hoe zo'n traject er in de praktijk uitziet, presenteerde Now New Next een project bij Westland Kaas. Het familiebedrijf, bekend van onder meer Maaslander en Old Amsterdam, beschikt niet over een eigen verpakkingsspecialist. Tegelijkertijd beheert het bedrijf ongeveer 250 SKU's die wereldwijd worden verkocht. De verantwoordelijkheid voor verpakkingen was verdeeld over verschillende afdelingen, waaronder marketing, inkoop, productontwikkeling en sales.
Volgens Kuks ontstond daardoor behoefte aan meer structuur. 'Er was behoefte aan overzicht, één aanspreekpunt en duidelijkheid over alle verpakkingsdata.'

Eerst inzicht in het verpakkingsportfolio

De eerste stap was het in kaart brengen van alle verpakkingen. Dat klinkt eenvoudiger dan het is, benadrukte Kuks. 'Een productportfolio is iets anders dan een verpakkingsportfolio. Verschillende producten kunnen dezelfde verpakking gebruiken, terwijl één verpakking weer uit meerdere componenten bestaat.'
Zo bestaat een verpakking bijvoorbeeld uit een kuipje, een deksel, een seal en een etiket. Al deze onderdelen moeten afzonderlijk worden geregistreerd. Daarna werden alle leveranciers gekoppeld aan de verschillende verpakkingscomponenten en volgde een uitgebreide data-uitvraag.

Niet alle leveranciers hebben alle gegevens

Het verzamelen van de benodigde informatie bleek een traject op zich. 'We hebben eerst alle gegevens opgevraagd die nodig zijn voor 2026, maar tegelijkertijd ook zoveel mogelijk informatie verzameld die later richting 2030 nodig zal zijn.'
Volgens Kuks beschikken leveranciers lang niet altijd over alle gevraagde gegevens. Daarom is controle noodzakelijk. 'Datavalidatie is echt specialistisch werk. Je kunt niet zomaar aannemen dat alle aangeleverde informatie klopt. Uiteindelijk blijft de merkeigenaar verantwoordelijk.'
Na controle werd beoordeeld welke verpakkingen al voldoen aan de PPWR en welke aangepast moeten worden.

Niet alleen data verzamelen

Volgens Kuks draait PPWR niet uitsluitend om administratie. 'Je wilt niet alleen gegevens verzamelen, maar ook kennis opbouwen binnen de organisatie.' Daarom werden medewerkers van Westland Kaas meegenomen in kennissessies over materialen, recycling en de gevolgen van de nieuwe regelgeving. Daarnaast werd intern beleid opgesteld zodat toekomstige verpakkingskeuzes aansluiten bij de PPWR. De aanpak leverde volgens duurzaamheidsmanager Daan Mes direct voordelen op.
'Voorheen kostte het ons veel tijd om dingen uit te zoeken of twijfelden we of we het wel goed deden. Nu pakken we de telefoon en kunnen we direct onze vragen stellen. Dat geeft rust.'

Recycling wordt steeds bepalender

Tijdens het webinar besteedde Kuks ook aandacht aan de gevolgen van de PPWR voor materiaalkeuzes. 'De komende jaren wordt recyclebaarheid steeds belangrijker. Vanaf 2028 worden verpakkingen ingedeeld in recyclingklassen. Hoe beter een verpakking recyclebaar is, hoe beter die straks scoort.'
Ook het gebruik van gerecycled kunststof neemt volgens haar verder toe. Daarnaast wees ze op het belang van eenvoudige materiaalcombinaties, minder verpakkingsmateriaal en verpakkingen die beter aansluiten op bestaande recyclingstromen.

Op tijd beginnen

De belangrijkste boodschap van het webinar was dat bedrijven niet moeten wachten tot de deadlines dichterbij komen.
'Het lijkt misschien alsof 2030 nog ver weg is, maar er moet ontzettend veel worden uitgezocht. Bedrijven die nu beginnen, kunnen stap voor stap werken. Wie wacht, krijgt straks alles tegelijk.'
Volgens Kuks begint dat met een compleet overzicht van alle verpakkingen, gevolgd door het verzamelen en controleren van de benodigde gegevens en het opzetten van een systeem waarmee de informatie actueel blijft. 'Wie nu structuur aanbrengt, houdt straks grip op zijn verpakkingsportfolio én op de nieuwe wetgeving.'

Op 11 augustus organiseert Now New Next een tweede webinar over dit onderwerp. Aanmelden kan via deze link.